Data-Management-Systeme — Organisation im digitalen Zeitalter

Neue Umstände fordern eine neue Behandlung des Themas Datenmanagement. Die zunehmende Digitalisierung der Baubranche lassen eine Organisation von wichtigen Informationen auf Papier und in Ordnern nicht mehr zeitgemäß aussehen. Viele Abläufe auf der Baustelle profitieren von digitalen Lösungen. BIM ist hier ein Paradebeispiel, denn es ermöglicht einen einfacheren und detaillierten Überblick des Baugeschehens. Die Weiterverwendung von Papier als Datenträger der Baustelle wäre ein klarer Rückschritt in der Entwicklung.

Ausschlaggebend für die wachsende Bedeutung des Themas sind sowohl die wachsende Zahl an Datenquellen, das generelle Datenwachstum als auch zunehmende Performance-Probleme bei der bisherigen Organisation von Daten. Denn in digitalisierten Zeiten sind auch die Anforderungen an die Organisation von Dokumenten und Informationen gewachsen. Wichtige Dokumente müssen schneller zur Verfügung stehen, um im durchgetakteten Arbeitsprozess immer abrufbar zu sein. Die lange Suche nach dem passenden Ordner und dem gesuchten Dokument ist für die Bauunternehmen nicht mehr realisierbar. Die Digitalisierung bietet Unternehmen neue Möglichkeiten. Weg von isoliert organisierten Teams, hin zu einer ganzheitlich erarbeiteten Lösung. Ausschlaggebend für eine solche Lösung ist die Schaffung umfassender Data-Management-Systeme (DMS), die allen Nutzern den Zugriff auf die benötigten Informationen geben.

Für die Baubranche im Speziellen steht zusätzlich die Schaffung von Engineering Data Management Systemen (EDMS) im Fokus, weil diese einen angepassten Umgang mit den bauwirtschaftlich relevanten Daten erlauben. Sie berücksichtigen die verschiedenen Akteure auf einer Baustelle und schaffen zusätzlich zum öffentlichen Raum für den Austausch von Informationen auch eigene private Bereiche, in denen diese intern erarbeitet werden können.

Data Management als Voraussetzung für funktionierende Arbeitsprozesse

Doch was ist Data Management? Wenn man von Data Management spricht, ist die digitale Organisation von Dokumenten jeglicher Art gemeint. Diese bilden die Database, also die Grundlage für ein jedes DMS. Die Database wird anhand von Metadaten bestimmten Kategorien zugeordnet. Metadaten sind wie Anhänge, die zusätzliche Informationen über ein Dokument, Bild oder jede andere Datei beinhalten. Sie reichen vom Änderungsdatum und der Größe der einzelnen Datei, über die Information, wer zuletzt Zugriff auf das Dokument hatte, bis hin zu definierten Kategorien, die man einer Datei zuweisen kann. So werden Rechnungsdokumenten beispielsweise das Attribut „Rechnung“ zugewiesen, anhand der Dokumentinformationen werden alle Rechnungsunterlagen dann zeitlich sortiert. Bau- und Arbeitspläne werden nach demselben System gefiltert und sortiert.

Dadurch wird die Database übersichtlicher und die Orientierung im Dokumenten-Wirr-Warr leichter. Wie wichtig eine unternehmensweite Organisation von Daten ist, beweist eine Studie von BARC aus dem Jahr 2015 mit 291 Unternehmen der DACH-Region. 71% der Befragten gaben an, dass Entscheidungen nur noch auf Basis unternehmensweiter Daten getroffen werden. Lediglich 20% der Befragten würden solche Entscheidungen durch das Wissen einzelner Unternehmensbereiche treffen wollen.

 

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Das DMS arbeitet als Schnittstelle zwischen der Database und den Endnutzern

 

Die Schlussfolgerung kann also nur lauten, dass ein ausgeprägtes DMS der einzige Weg ist, um auch langfristig fundierte Entscheidungen für eine erfolgreiche Zukunft des Unternehmens treffen zu können.

Der sinnvollste Einsatzzweck von DMS liegt dabei im zentralisierten Zugang zu den Dokumenten, unabhängig vom Standort des jeweiligen Benutzers. Dabei wird vorher festgelegt, welcher Nutzer Zugriff auf welchen Bereich der Dokumente hat. So bleiben Rechnungen weiterhin in der Hand der Buchhaltung, wohingegen der Zugriff auf Baupläne ausschließlich bei den Architekten liegt.

Die wichtigsten Aufgaben eines DMS sind folgende: Die Organisation der Daten, die Bereitstellung der Schnittstelle, über welche die Database geöffnet und bearbeitet werden kann und die Schaffung eines Schemas, nach dem die Datenbank aufgebaut ist. Diese drei Aufgaben erlauben die Zusammenarbeit mehrerer Akteure, die Sicherheit des Systems und eine einheitliche Prozessstruktur. Das Schema definiert, wer zu welchen Dateien Zugriff erhält und wie die Ordnerstruktur aussieht. Hier ist es wichtig, das passende Schema für die eigenen Aufgaben zu finden. Wie hoch ist der Detailgrad der Metadaten? Bis zu welcher Stufe sollen Informationen sortiert werden? Wo werden Dateien abgelegt und wer kann sie bearbeiten? Das Schema regelt diese Fragen. Dieser Umstand erklärt auch, warum es so viele verschiedene DMS-Software-Anbieter gibt.

EDMS verändert den Arbeitsprozess der Baustelle

Das EDMS, also das Engineering Data Management System, geht einen Schritt weiter als das allgemein gefasste Data Management System und bringt aktiv den Bauprozess mit in das digitale Organisationstool ein. EDMS-Tools unterscheiden hierbei zwischen zwei Bereichen. Im Intra-operativen Bereich bleiben unternehmensinterne Daten dem Zugriff anderer vorenthalten. In diesem Bereich erstellt jeder Beteiligte seine eigenen Dokumente. Hier können bereits integrative Data-Management-Systeme unterstützend tätig werden, allerdings besteht dieser Bereich heute noch zu einem großen Teil aus isolierten Einzeltools, wie Office-Programmen oder einer internen Adressverwaltung.

Der Inter-operative Bereich ist im Gegensatz dazu der Teil des EDMS, in welchem freigegebene Dokumente zum Austausch untereinander bereitstehen. Hier kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden und Informationen sind für jeden auf dem gleichen Stand verfügbar. Beide Bereiche arbeiten im Idealfall in einem perfekten Zusammenspiel miteinander. Über Schnittstellen werden beide Elemente, intra- und inter-operativer Bereich, zusammengeführt.

Ein EDMS bietet im Gegensatz zu herkömmlichen Data-Management-Systemen eine Schnittstelle zwischen mehreren Unternehmen und Beteiligten. Während herkömmliche DMS ausschließlich in der eigenen Firma zum Einsatz kommen, ist ein EDMS explizit für die Organisation mehrerer Akteure vorgesehen. Es vereint die Funktionalitäten der einzelnen DMS, soweit vorhanden, und schafft zusätzlich einen Raum, in dem alle Partner miteinander arbeiten können. Das ermöglicht eine erleichterte Interaktion zwischen Zulieferern, Architekten, Bauplanern und allen anderen Akteuren. Über ein Tool lassen sich so wichtige Arbeitsprozesse bündeln und ersparen viel Zeit und Arbeit die über herkömmliche Zusammenarbeit angefallen wäre.

 

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EDM-Systeme verbinden isolierten und öffentlichen Bereich der Arbeit

 

Ein weiterer Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung der Organisation ist die Schaffung eines integrierten EDMS. Dieses System legt seinen Fokus auf die aktive Kooperation der Projektbeteiligten. Das bedeutet, dass vom Architekten bis zum Baustellenleiter alle in einem System agieren. Der Vorteil ist, dass sich ein integriertes EDM-System nicht nur auf die untersten Ebenen der Zusammenarbeit beschränkt. Es bietet also nicht nur eine reine Kommunikationsplattform, sondern auch die weiterreichenden Funktionalitäten. So ein EDMS ist deshalb in der Lage, Kommunikation und Informationen zu teilen, die Koordination von Projekten zu organisieren, eine Kollaboration der verschiedenen Projektbeteiligten zu gewährleisten sowie die Kooperation aller zu ermöglichen und zu überprüfen.

Die Zusammenarbeit zwischen den Unternehmen, Planern, Architekten und anderen wird durch die einfache Struktur und Organisation auf einer Plattform gesteigert. Die Aufgaben können durch ein zentrales Register einfach überblickt, zugewiesen und bearbeitet werden. Der Wissensstand wird so für alle Beteiligten ersichtlich und unnötige Doppelbehandlungen derselben Aufgabe durch mehrere Akteure verhindert.

Bei der Umsetzung und Integration von EDM-Systemen sind den Firmen quasi keine Grenzen gesetzt. Zusatztools können die Arbeitsprozesse zusätzlich vereinfachen und schneller gestalten. So können gemeinsam geteilte Kalender, Protokolle, Schnittstellen zu Ausschreibungsplattformen, Tools zu Kostenplanung und -kontrolle, sowie Management Informationssysteme als zusätzliche Informationen für die Planung und den Bauprozess hilfreich sein.

 

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Ein integriertes EDM-System schafft es alle Stufen miteinander zu verknüpfen

 

EDMS richtig implementieren

Data-Management vereinfacht die Prozesse sichtlich. Doch wie können EDM-Systeme sinnvoll und erfolgreich in die bestehenden Strukturen der Baubranche eingearbeitet werden? Eine gemeinsame Strategie mit den Betroffenen im Unternehmen muss entwickelt werden, Veränderungen transparent ersichtlich sein und die zukünftig Bedienenden müssen im Umgang mit den neuen Systemen vertraut werden. Der Einstieg in EDMS sollte gerade am Anfang projektweise stattfinden, um die Mitarbeiter an das veränderte Arbeitsgefühl zu gewöhnen und um nicht zu schnell abhängig von einer technischen Anwendung zu werden.

Häufig tendieren Unternehmen dazu, wenn erstmal das Verbesserungspotenzial erkannt, EDMS in ad hoc Aktionen anzuschaffen. Wer diesen schnellen Weg geht, wird langfristig aber Probleme bekommen. Der langfristige Erfolg liegt in einer schrittweisen und durchdachten Implementierung von Engineering-Data-Management-Systemen. So kann ein besseres Verständnis dieser Systeme ermöglicht und weitere Funktionalitäten als sinnvolle Erweiterung verstanden werden.

Die schrittweise Implementierung ermöglicht zudem, zu erkennen, welche Geschäftsbereiche von bestimmten Funktionalitäten mehr oder weniger profitieren. So kann das System eigenen Anforderungen und Bedürfnissen angepasst werden.  Denn wenn EDMS erst einmal in der Arbeit der Baubranche nicht mehr wegzudenken ist, hat dies drei Effekte. Zum einen ist mit einer Produktivitätssteigerung und einer höheren Wirtschaftlichkeit der Prozessbearbeitungen zu rechnen. Dazu kommen Qualitätssteigerung, Reduktion des Fehlerpotenzials sowie eine Erhöhung der Systemsicherheit.

An DMS wird in der Zukunft kein Weg mehr vorbei führen. Bei der wachsenden Menge an Daten, müssen die Unternehmen einen einfachen Weg finden, diese sinnvoll zu kategorisieren und für alle Akteure zugänglich zu machen. Archive in Form von Akten werden diesen Bedarf nicht mehr erfüllen können. Server werden an ihre Stelle treten. Diese Datenspeicher funktionieren als große Festplatten, auf die Benutzer zugreifen können, sobald sie über den passenden Zugangsschlüssel verfügen. Auf diesen Servern liegen dann die Management-Systeme und die organisierten Dateien.

Für Unternehmen bedeutet die Implementierung eine klare Verbesserung der Arbeitsprozesse. Wichtig ist, dass das Management und die Belegschaft an einem Strang ziehen, die digitale Wende proaktiv vorantreiben und dabei keine übereilten Entscheidungen treffen. Denn ein funktionierendes Data-Management-System, das Dateien verständlich organisiert und einen inter-operativen Bereich schafft, der eine unkomplizierte Zusammenarbeit verschiedener Geschäftsbereiche und Unternehmen ermöglicht, ist die Grundlage für die Arbeit einer jeden Firma.

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